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Hans-Peter Schüler 32

Dokumenten-Management Amagno 5.0 mit neuen Ansätzen Update

DMS mit neuen Ansätzen

Das Dokumenten-Managementsystem Amagno 5.0 ermöglicht aus jedem Windows-Programm heraus die Volltextsuche im Dokumentenbestand. Nach der automatischen Klassifizierung werden Dokumente nach ihren Merkmalen in einen virtuellen Verzeichnisbaum einsortiert.

Amagno ist ein Dokumenten-Managementsystem mit Client-Server-Struktur, das als Server einen Windows-PC mit einem Microsoft SQL Server als Datenbank – auch in einer kostenlosen Community-Edition – voraussetzt. Für die Endgeräte kommen ein Windows-Client oder Mobil-Apps in Betracht.

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Auf Dokumenten, die man mit Amagno erfasst hat, kann man Workflows einfach durch Aufdrücken eines virtuellen Stempels anstoßen und dokumentieren. (Bild: Amagno)

Frisch erfasste Dokumente werden im Sprachgebrauch der Entickler magnetisiert, indem sie entweder automatisch identifiziert und mit den Merkmalen des erkannten Dokumenttyps gespeichert werden, oder indem man hierfür mit wenigen Mausklicks einen neuen Regelsatz erzeugt, anhand dessen künftig auch gleichartige Dokumente erkannt werden. Solche Regelsätze legen beispielsweise fest, dass bei einer Rechnung der Firma Müller an einer bestimmten Stelle das Wort "Rechnung" auftaucht, X Zeilen weiter unten eine Rechnungsnummer und an anderer vorbestimmter Position Angaben zu Netto- und Brutto-Rechnungssumme. Dazu gefundene Angaben werden dann zusammen mit dem Dokument gespeichert, wobei das Dokument selbst verlustfrei komprimiert wird und jederzeit im Originalformat wiederhergestellt werden kann. Die erkannten Metadaten lassen sich anschließend online an gängige Buchhaltungssysteme übergeben.

In beliebigen Anwendungen lässt sich eine Textpassage markieren und per Funktionstaste zur Volltextsuche im kompletten, indizierten Dokumentenbestand der Amagno-Datenbank heranziehen. Am linken Bildschirmrand zeigt Amagno eine Baumansicht, in welcher man alle Dokumente mit einem bestimmten Merkmal oder einer Merkmal-Kombination selektieren kann.

Um ein Dokument etwa als eingetroffen oder eine Rechnung als kaufmännisch oder sachlich richtig zu klassifizieren und zum nächsten Sachbearbeiter weiter zu leiten, kann man entsprechende virtuelle Stempel anbringen, die den Vorgang dann auch gleich dokumentieren. Da man für jeden Stempel individuell entscheiden kann, welchen Mitarbeitern er zur Verfügung steht, lassen sich darüber bequem die Rechte der Amagno-Nutzer festlegen. [korrigierte Preisangaben:] Das System kostet in der kleinsten Lizenzstaffel für drei Anwender, gehostet in einer public oder private Cloud, 190 Euro je Monat. Kosten für On-Premise-Installationen nennt der Hersteller auf Anfrage. (hps)

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