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Thomas Drilling

MailScout soll die Selbstdisziplin fördern

Mailen in Maßen

Das Outlook-Plug-in MailScout soll das Verfassen von E-Mails vereinfachen, aber auch deren Aufkommen insgesamt und damit die Arbeitsbelastung von Absendern und Adressaten verringern.

Laut einer aktuellen Studie gab es 2013 rund 3,9 Milliarden E-Mail-Accounts, rund 929 Millionen davon im geschäftlichen Einsatz [a]. Allein Letztere versenden und empfangen den Autoren der Radicati Group zufolge pro Tag über 100 Milliarden E-Mails, also mehr als 100 pro Account.

Ständige Erreichbarkeit per E-Mail und Reizüberflutung können die Produktivität senken, Stresssymptome auslösen und Erkrankungen Vorschub leisten. Große Unternehmen wie Daimler, VW, Eon oder die Telekom nehmen eine Vorreiterrolle beim Eindämmen der alltäglichen Nachrichtenflut ein und rücken dem Zeitfresser E-Mail vor allem mit Unternehmensrichtlinien zu Leibe, aber auch mit einem zum Teil drakonisch anmutenden Stilllegen der Mailserver außerhalb der Arbeitszeiten.

Richtlinien zur E-Mail-Effizienz

Dem Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik UMSICHT dient der Kommunikationsstress als Forschungsobjekt. Aus einem Projekt mit dem Beratungsunternehmen Qlago ging die Software MailScout hervor [b]. Das Ziel bestand laut Fraunhofer-Projektleiter Thorsten Wack darin, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu senken. Das Outlook-Plug-in gibt Hinweise und vermittelt Schulungsinhalte, die Anwender darin unterstützen, unnötige E-Mails gar nicht erst zu produzieren.

Beispiele dafür gibt es viele. Wohl jeder hat schon unüberlegt zu viele Adressaten in den Empfängerkreis seiner E-Mail aufgenommen. Die Software analysiert die E-Mail-Inhalte und gibt den Anwendern beim Verfassen kontextabhängige Empfehlungen, die auf Basis von Richtlinien („Email Efficiency Policies/Guidelines“) dazu animieren sollen, den Inhalt und die Reichweite der E-Mail zu optimieren.

Laut Hersteller haben zwar schon viele Unternehmen Regelwerke zum sparsamen Umgang mit E-Mail erstellt, ein Großteil der Mitarbeiter kenne sie aber gar nicht oder ignoriere sie einfach. Als Ursache dafür sieht Qlago unter anderem eine mangelhafte Schulung der Mitarbeiter. Die Neuerung besteht bei MailScout zum einen darin, dass den Anwendern das Regelwerk ihres Unternehmens direkt im Mailprogramm Outlook zur Verfügung steht, zum anderen in der Regelsprache und den Algorithmen des Fraunhofer-Instituts.

Seit Anfang 2014 bietet die Qlago GmbH eine kostenlose Evaluierung an. Sie erarbeitet dazu gemeinsam mit dem Unternehmen individuelle E-Mail-Richtlinien und überlässt dem Kunden eine personalisierte Pilotversion [c]. In den bisher damit ausgestatteten Unternehmen geben laut Qlago 88 Prozent der Nutzer an, bereits E-Mail-Inhalte oder Empfängerkreise mithilfe von MailScout optimiert zu haben.

Eine 14 Tage lang lauffähige Testversion 2.5 der Variante „QuickStart“ steht auf der Produktseite zum Herunterladen bereit [d]. Sie enthält ein vorkonfiguriertes Regelwerk für einen sofortigen Einsatz. Die Kosten betragen 14,90 Euro pro Nutzer und Jahr bei einer Laufzeit von einem Jahr. Zum Markteinstieg erhalten interessierte Unternehmen auf Anfrage per E-Mail einen Lizenzschlüssel zum kostenlosen Gebrauch. Die iX hat darüber hinaus die für Unternehmen konzipierte Version MailScout Enterprise installiert [e], die im Unterschied zur QuickStart-Variante ein Administrationswerkzeug mit einem Regel-Editor sowie einen „RegExer“ mitbringt.

MailScout QuickStart setzt Outlook ab Version 2010 voraus; ein Installieren unter Outlook 2007 oder älter ist nicht möglich (MailScout Enterprise auf Anfrage). Auf der Webseite findet sich ein „E-Mail-Aufwandsrechner“ zum Berechnen des Zeitbedarfs und der Kosten, die Mitarbeiter mit dem Verfassen, Beantworten und Verwalten von E-Mails verursachen [f]. Das Einrichten von MailScout ist mithilfe des Windows-Installer-Pakets „MailScout“ schnell erledigt.

Nach dem Installieren erscheint MailScout im E-Mail-Editor als „Efficiency Panel“ unter der Ribbon-Leiste sowie in Form von Hinweisen beim Verfassen von E-Mails. Diese Einblendungen sind in der QuickStart-Version vorkonfiguriert und basieren auf den fünf beliebtesten Best Practices der Qlago-Kunden.

Die zugrunde liegende Konfiguration findet sich in der XML-Datei C:\Program Files (x86)\Fraunhofer UMSICHT\MailScout\config.de.xml. Dazu gehören persönliche Einstellungen und sämtliche Regeln, etwa E-Mail-Antworten möglichst nicht an mehrere Empfänger zu schreiben, Anhänge auf maximal 3 MByte zu beschränken und Adresszeilen nicht leer zu lassen. Per CC eingefügte Empfänger sollten zudem im E-Mail-Text erfahren, warum ihnen diese Ehre zuteil wird.

Das „Efficiency Panel“ präsentiert dem Anwender Informationen zur „Anzahl der Wörter und Lesezeit“, „Anzahl Empfänger“, die „Lesezeit in Summe“ und die „Kosten einer E-Mail“. Darüber hinaus lassen sich in den MailScout-Settings im Ribbon „Start“ des Outlook-Hauptfensters „Optionen MailScout“ diverse persönliche Einstellungen und buchhalterische Rahmenbedingungen anpassen, etwa die Währung, die Position des Hinweis-Panels, die Berechnungsgrundlagen für das Lesetempo oder die Meeting-Kosten pro Stunde.

Per Default gilt ein Lesetempo von 200 Wörtern pro Minute, was sich ebenfalls anpassen lässt. Beim Verfassen von E-Mails hilft ein grafischer Indikator (grün bei weniger als 200 Wörtern, gelb bei 200 bis 999 Wörtern und rot darüber), sich kurzzufassen. Ähnliches gilt für die Zahl der Empfänger. Als Motivationshilfe berechnet MailScout die Gesamtzeit, die alle Empfänger voraussichtlich zum Lesen der Nachricht aufwenden müssen, – und die Kosten. Als Berechnungsgrundlage dafür gelten 30 Euro pro Stunde. Auch der Kostensatz und die Währung lassen sich anpassen. Darüber hinaus informiert das Efficiency Panel über Kosten- und Effizienz-Aspekte beim Verwenden von Outlook Meetings. Ein weiteres denkbares Szenario ist das regelbasierte Einblenden von Nachrichten über in Outlook hinterlegten Ressourcen. MailScout lässt sich über die Add-In-Verwaltung unter /Datei/Optionen/Add-Ins mit einem Klick auf Verwalten: COM-Add-Ins deaktivieren.

Komplexe Regelwerke für Unternehmen

Die Enterprise-Edition bietet Qlago ausschließlich projektbezogen an. Sie besteht neben dem Outlook-Plug-in aus einem Administrationswerkzeug mit Konfigurations-Editor zum interaktiven Erstellen und Verteilen individueller Regeln sowie dem „RegExer“. Der erlaubt es etwa dem Systemverwalter mithilfe regulärer Ausdrücke des .NET Framework [g], in die Kommunikation zwischen Outlook und einem Exchange-Server hineinzuhören. Das Administrationswerkzeug findet sich nach dem Installieren ebenso wie der RegExer im Startmenü unter „Alle Programme/MailScout Administration Tools/MailScout RuleEditor“. Im RuleEditor öffnet der Systemverwalter zunächst die Konfigurationsdatei C:\Program Files (x86)\Fraunhofer UMSICHT\MailScout\config.de.xml.

Es empfiehlt sich, diese vor den ersten Experimenten in einen temporären Ordner zu kopieren. Mit „Speichern unter“, durch manuelles Kopieren oder per Softwareverteilung lässt sich jede Konfiguration nach Belieben auf Clients verteilen, entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt. Das Tool erlaubt es Administratoren, die Arbeitsweise des Outlook-Plug-ins in drei Register-Reitern „Einstellungen“, „Regeln und Hinweise für E-Mail“ sowie „Regeln und Hinweise für Meetings“ anzupassen, wobei sich im Reiter „Einstellungen“ alle Optionen von MailScout QuickStart wiederfinden.

Mehr in die Tiefe geht es unter „Regeln und Hinweise für E-Mail“ respektive „… für Meetings“. Hier erstellt der Systemverwalter interaktiv individuelle Regeln und Hinweistexte, die MailScout den Outlook-Anwendern beim Anlegen, Bearbeiten oder Lesen von E-Mails anzeigen soll. Jede Regel ist in der tabellarischen Übersicht durch die Spalten „ID“, „Regel“, „Hinweis“, „Status“, „Aktiv“ und „Aktion“ gekennzeichnet. Das Erstellen neuer Regeln funktioniert interaktiv, wobei Systembetreuer per Mausklick in der angezeigten Baumstruktur Variablen und Operatoren auswählen. Von den Variablen hängt es ab, welche Operatoren zum Verfeinern oder auch Verknüpfen der Regeln bereitstehen.

Hinweistexte, die beim Ansprechen einer Regel erscheinen, können unter anderem die bei der Regeldefinition verwendeten Variablen einbeziehen. Der Administrator bearbeitet derlei Details per Mausklick und hat dabei diverse Formatierungsoptionen.

In der Spalte „Status“ bestimmt der Systemverwalter mit Farbindikatoren den Status einer Meldung (grün/gelb/rot) auf Basis der definierten Regel. Dieser taucht allerdings nur dann im Efficiency Panel auf, wenn im Regel-Editor im Reiter „Einstellungen“ „Statussymbol anzeigen“ aktiviert ist. In der Spalte „Aktiv“ legt der Systemverwalter außerdem fest, in welchen Outlook-Fenstern der Hinweis erscheint. Zur Wahl stehen „Composer“, „Reader“ oder „Select all“. Die Spalte „Aktion“ dient schließlich zum Festlegen einer Aktion, die MailScout beim Ansprechen der betreffenden Regel ausführt. Mit „Confirm“ beispielsweise muss der Anwender das Versenden der E-Mail in einem „OK“-Popup bestätigen. „Sign“ führt zum automatischen Signieren, „Encrypt“ zum Verschlüsseln der E-Mails.

Ein Übermaß an Regulierung steht jedoch im Lieferzustand nicht zu befürchten: Die Default-Einstellung bei allen Regeln lautet „None“. Allein das Ansprechen der Regel und der Hinweis dürfte die Anwender durchaus sensibilisieren, nicht aber einschränken oder zu einer Handlung zwingen. Im Kontextmenü der Spaltenköpfe stehen weitere Optionen zur Verfügung. Hier lassen sich etwa Regeln zu Gruppen zusammenfassen, einzelne Spalten ein- oder ausblenden sowie optimal verteilen. Außerdem kann man im Reiter „Bezeichner“ sämtliche Schlüssel anpassen.

Fazit

MailScout läuft stabil und benötigt kaum Ressourcen. Er bevormundet die Anwender nicht, sondern bietet ihnen eine wertvolle Unterstützung – sofern sie sich darauf einlassen. Ein Hilfsmittel wie MailScout allein wird die weltweite E-Mail-Flut nicht aufhalten können, solange die Betroffenen nicht grundsätzlich umdenken. Immerhin fördert MailScout das Problembewusstsein.

Solange der E-Learning-Aspekt im Vordergrund steht, wird das Outlook-Plug-in möglicherweise von vielen Nutzen kaum ernster genommen als die Richtlinien im Unternehmensarchiv. Für Unternehmen, die den E-Mail-Einsatz optimieren wollen, empfiehlt sich die Enterprise-Variante, weil nur sie individuelle Regelwerke erlaubt, bis zum Auslösen einer Aktion beim Ansprechen einer Regel. Hier bietet es sich etwa an, Anwender zum Signieren oder Verschlüsseln ihrer E-Mails zu zwingen. Wer die Anwender sensibilisiert, Fingerabdrücke ihrer öffentlichen PGP-Schlüssel anzuhängen und sie auf einen Key-Server hochzuladen oder bei jedem neuen Empfänger zunächst zu prüfen, ob auch dieser seinen Public Key auf einem Schlüsselserver geparkt hat, kann mithilfe von MailScout ganz nebenbei einen wertvollen Beitrag zur Vertraulichkeit und Authentizität von E-Mails leisten.

Schade nur, dass sich MailScout auf Outlook und Exchange beschränkt. Gerade Software dieser Kategorie ist eigentlich für einen Open-Source-Ansatz prädestiniert. Und Qlago verdient sein Geld ja ohnehin mit Schulung und Support. (un)

Thomas Drilling
arbeitet seit 15 Jahren als freiberuflicher IT- und Technik-Journalist mit Schwerpunkt Linux und Open Source.

Daten und Preise

MailScout 2.6

Systemvoraussetzungen: Microsoft Windows 7, 8, 8.1

Outlook-/Office-Version: 2007 (auf Anfrage), 2010, 2013 (zum Download)

Preise: 14-Tage-Testversion kostenlos; Lizenzschlüssel für QuickStart-Version auf Anfrage per E-Mail vom Hersteller; Preisbeispiel Enterprise-Version: 100 User 2500 EUR (ein Jahr) oder 5000 EUR (ohne Zeitbegrenzung)

Von Fraunhofer UMSICHT und Qlago GmbH

www.mailscout-app.com

E-Mail: contact@mailscout-app.com

⬛-Wertung

⊕ in die E-Mail-Anwendung integriertes, unaufdringliches E-Learning

⊕ QuickStart-Version recht einfach in Betrieb zu nehmen

⊖ nicht Open Source

⊖ auf Outlook/Exchange beschränkt


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