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Heidi Oltersdorff 11

Wie sich UX-Design erfolgreich in den Scrum-Prozess integrieren lässt

Wie sich UX-Design erfolgreich in den Scrum-Prozess integrieren lässt

In der Softwareentwicklung hat sich die agile Projektmanagementmethode Scrum zunehmend durchgesetzt. Inzwischen gibt es zahlreiche Workshops, umfassende Literatur und eine große Anzahl erfahrener Scrum-Experten. Bisher wurde es jedoch vernachlässigt, andere Elemente und fachliche Disziplinen zu integrieren – beispielsweise das User Experience Design.

Eine gute User Experience (UX) führt dazu, dass Anwender ein Produkt beziehungsweise eine Software gerne nutzen. Sie ist damit ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dennoch treten in der Praxis das User Experience-Design und der Scrum-Prozess bisher meist nur nebeneinander an und haben wenige Berührungspunkte: Das UX-Design – von der User Research über die Definition von Personas bis hin zum Erarbeiten von Skizzen und Wireframes – wird oft im Voraus erstellt und dem Entwicklungsteam dann für die Umsetzung übergeben. Erschwerend kommt hinzu, dass meist externe, spezialisierte Agenturen – die oft nach der klassischen Wasserfall-Methode arbeiten – das UX-Design gestalten. Das liegt zumeist daran, dass bei der Gründung vieler IT-Unternehmen das Thema UX noch nicht so sehr im Vordergrund stand wie heute.

Was will der Anwender? Eine umfassende User Research bedeutet zwar Aufwand, kann aber wesentlich zum Produkterfolg beitragen (Abb. 1)
Was will der Anwender? Eine umfassende User Research bedeutet zwar Aufwand, kann aber wesentlich zum Produkterfolg beitragen (Abb. 1)

Erfolgreiche Integration von UX-Design in den Scrum-Prozess

Spätestens mit der zunehmenden Bedeutung und Verbreitung der Smartphones haben sich die Ansprüche der User an eine Software jedoch verändert: Sie legen deutlich mehr Wert auf das Design und die Nutzerführung einer Software oder einer Internet-Anwendung. Um ihren stetig steigenden Ansprüchen gerecht zu werden und nicht zuletzt um Marktanteile zu halten oder gar auszubauen, muss das UX-Design den Nutzen nicht nur bei der Anwendung unterstützen, sondern ihm auch ein gutes Gefühl bei der Nutzung der Software vermitteln. Je weniger Softwareunternehmen also auf ein geprüftes UX-Design verzichten können, desto wichtiger ist es, diese Disziplin mit dem Scrum-Prozess zu verzahnen, der bei vielen für die Entwicklung gesetzt ist.

Scrum ist in der Softwareentwicklung inzwischen weit verbreitet - aber häufig werden andere Disziplinen noch nicht in den Prozess integriert (Abb. 2).
Scrum ist in der Softwareentwicklung inzwischen weit verbreitet - aber häufig werden andere Disziplinen noch nicht in den Prozess integriert (Abb. 2).

Erfolgsfaktoren 1 + 2

Erfolgsfaktor 1: Räumliche Nähe – für mehr Austausch und gegenseitiges Verständnis

Eine gelungene agile Zusammenarbeit zwischen UX-Designern und Softwareentwicklern wird durch viele Faktoren bestimmt. Der Hauptfaktor aber ist das Team selbst. Häufig ist das Verhältnis zwischen Designern und Entwicklern angespannt. Das liegt nicht selten daran, dass beide Gruppen nur wenig über die Arbeitsprozesse der jeweils anderen wissen. Oft ist es für Designer nicht leicht nachzuvollziehen, wie Entwickler mit den von ihnen zur Verfügung gestellten Designs weiterarbeiten. Entwickler wiederum können sich häufig kein Bild von den Prozessen machen, die Designer durchlaufen, um ein valides Konzept zu gestalten.

Aufklärungsarbeit seitens der Projektleitung und der Teammitglieder selbst kann hier zunächst ein grundlegendes Verständnis schaffen. Dabei sollten sie erklären, was die Aufgaben der einzelnen Rollen sind und inwiefern sich durch die Integration der Designer auch Prozesse in der Softwareentwicklung anpassen lassen. Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder verstehen, dass nur durch ein gutes Zusammenspiel beider Arbeitsfelder – UX-Design und Softwareentwicklung – ein gelungenes Produkt entstehen kann.

Um das Verständnis für die Arbeit der jeweils anderen zu verbessern, ist räumliche Nähe ein wesentlicher Aspekt: Wenn Designer und Entwickler zusammen im gleichen Raum arbeiten, bekommen sie mit, was der jeweils andere tut. Sie können sich Fragen stellen und/oder ihre Arbeitsschritte wie Designs oder Softwarearchitekturbilder sichtbar im Raum anbringen. Durch das offensichtliche Visualisieren der aktuellen Arbeiten können schneller Gespräche und Diskussionen entstehen. Diese Kommunikation – die weitaus häufiger stattfindet, wenn ein Team in einem Raum sitzt –, fördert den kontinuierlichen Austausch, auch im Hinblick auf die technische Realisierung von Designideen. Kurze Kommunikationswege führen dazu, dass Fragen häufiger gestellt und schneller geklärt werden und wirken sich damit positiv auf das Produkt aus.

Wenn es zeitlich möglich ist – und das entsprechende Fachwissen vorliegt –, können Designer die Entwickler auch bei der Programmierung unterstützen, etwa im Bereich der Frontend-Entwicklung. Der Vorteil: Selbst entworfene Designs lassen sich gleich technisch umsetzen und somit auf ihre Machbarkeit prüfen. Umgekehrt können sich Entwickler im Rahmen des Scrum-Prozesses am Erstellen des UX-Designs beteiligen, indem sie etwa Mock-ups oder Prototypen erstellen.

Erfolgsfaktor 2: UX-Design schon in Sprint 0 berücksichtigen

Im Scrum-Prozess wird die Zeit vor dem ersten Sprint für vorbereitende Maßnahmen wie das Aufstellen der technischen Architektur genutzt. Dieser Zeitraum wird auch als Sprint 0 bezeichnet. In die Phase lassen sich die ersten konzeptionellen und kreativen Prozessschritte des UX-Designs gut integrieren. Ziel von Sprint 0 ist in diesem Fall, gemeinsam ein grundlegendes Verständnis für den User und eine einheitliche Produktvision zu erarbeiten.

Hierfür empfiehlt sich ein Workshop, in dem alle Projektbeteiligten – Entwickler, UX-Designer, Product Owner und idealerweise auch die Stakeholder – ein Big Picture der UX-Idee entwickeln. Ebenso sollten in Sprint 0 die ersten Schritte des UX-Designs umgesetzt werden: User Research, Persona-Erstellung und das Erarbeiten von Anforderungen in Form von User Stories. Auf der Basis können die Beteiligten gemeinsam ein für alle verständliches Product Backlog erarbeiten. Bereits im Sprint 0 sollten Daily Scrum Meetings stattfinden, in denen sich die Teammitglieder gegenseitig über den Fortschritt und aktuellen Stand der Vorbereitungsphase informieren.

Die User Stories, die im Sprint 0 zusammen erarbeitet werden, sortiert der Product Owner am Ende des Sprints nach ihrer Priorität. Die höchste Priorität erhalten die User Stories, die das sogenannte Minimal Viable Product (MVP) abbilden – also das Produkt oder Feature, das mit dem geringsten Aufwand den größtmöglichen Nutzen für Anwender bringt. Diese User Stories sollten dann in den ersten Sprints realisiert werden.

Um abschätzen zu können, wie viele Sprints ein Team benötigt, um das MVP umzusetzen, sollten Entwickler in Sprint 0 eine Aufwandsschätzung der priorisierten User Stories vornehmen. Aufgabe der UX-Designer in der Phase ist es, den Wert und Nutzen einer User Story zu beschreiben und die Entwickler an den Aufwand für die Umsetzung des Designs zu erinnern.

Für Entwickler kann es schwierig sein, eine Aufwandsschätzung abzugeben, wenn noch kein definiertes UX-Design vorhanden ist. Um ein gemeinsames Verständnis – und damit eine genauere Einschätzung – der User Stories zu erreichen, empfiehlt es sich, während Sprint 0 einfache (Papier-)Prototypen zu erstellen. Die Ideen aller Projektbeteiligten lassen sich auf diese Weise schnell visualisieren und so besser in der Gruppe diskutieren. Die tragfähigsten Ideen lassen sich dann weiterentwickeln und idealerweise anhand Prototypen noch in Sprint 0 auf ihre Benutzerfreundlichkeit testen, zum Beispiel von Kollegen. Das Feedback der Tester lässt sich in einer schnellen Iteration berücksichtigen.

Der parallelen Entwicklung geschuldet wird es im Laufe des Projekts nur noch den UX-Designern möglich sein, den kompletten Prozess immer wieder durchzuführen, das heißt kontinuierliche User Research, Anpassung und, falls erforderlich, Neuerstellen von Personas, Gestaltung und Test von Prototypen et cetera. Die UX-Designer sollten im Laufe des Prozesses darauf achten, ihre gewonnenen Erkenntnisse und Resultate regelmäßig mit dem restlichen Team zu teilen.

Erfolgsfaktor 3

Erfolgsfaktor 3: UX-Designer an allen Scrum-Meetings beteiligen

Voraussetzung für eine ganzheitliche Integration der UX-Designer in den Scrum-Prozess ist deren Teilnahme an allen Scrum-typischen Meetings. Dazu zählen Daily Scrum, Plannings, Product Backlog Refinement, Retrospektiven und Reviews. Im Rahmen dieses "institutionalisierten" Austauschs zwischen Entwicklern und UX-Designern – idealerweise unterstützt durch räumliche Nähe – können beide Gruppen schnell herausfinden, ob sich das erstellte UX-Design mit angemessenem Aufwand umsetzen lässt. Weiterhin haben die Entwickler so die Möglichkeit, ihre Ideen und Ansichten in den UX-Design-Prozess einfließen zu lassen.

Ebenfalls empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit zwischen UX-Designern und Product Owner, speziell beim Ausgestalten von User Stories. Sie können ihre Erfahrung im Umgang mit den Nutzern und deren Bedürfnisse beim Erstellen von User Stories einfließen lassen und UX-Designs zu den geplanten User Stories anfertigen. Dabei sollte darauf geachtet werden, sehr detailliertes UX-Design erst dann zu erstellen, wenn es benötigt wird – und nicht schon weit im Voraus. Das Gleiche gilt für die finale Ausformulierung der User Stories, da es wahrscheinlich ist, dass sich initiale User Stories aufgrund neuer Erkenntnisse im Laufe des Projekts ändern. Somit ist es ratsam, die User Stories auch hinsichtlich ihrer User Experience erst ein bis zwei Sprints vor der geplanten Umsetzung zu finalisieren, um den Arbeitsaufwand zu minimieren.

Als fester Bestandteil eines Scrum-Teams stehen die UX-Designer jederzeit für Rückfragen zur Verfügung. Das trägt dazu bei, Mehrfacharbeit zu verhindern, etwa wenn ein Detail zum Verhalten des User Interface vom Entwickler anders verstanden und ohne Rückfrage implementiert wurde. Indem sie die Akzeptanzkriterien einer User Story prüfen, unterstützen die UX-Designer auch den Product Owner, der die User Stories maßgeblich mitprägt.

Prozess-Beispiel User Experience-Design: Gutes UX-Design reicht von Business-Analyse und User Research über die Definition der Anforderungen bis hin zum Erarbeiten von Prototypen und regelmäßigen Usability-Tests (Abb. 3).
Prozess-Beispiel User Experience-Design: Gutes UX-Design reicht von Business-Analyse und User Research über die Definition der Anforderungen bis hin zum Erarbeiten von Prototypen und regelmäßigen Usability-Tests (Abb. 3).


User-Tests sind ein weiteres Aufgabenfeld, dessen sich UX-Designer während der Entwicklung annehmen können. Hierfür empfiehlt es sich, mit ausgewählten Anwendern in regelmäßigen Abständen – etwa alle zwei Sprints – Usability-Tests durchzuführen, idealerweise zunächst mit Prototypen. So hat die Zielgruppe die Möglichkeit, neu implementierte Produktinkremente zu evaluieren.

Eine frühe Rücksprache mit den Anwendern hat den Vorteil, dass sich etwaige Änderungswünsche der User umgehend berücksichtigen lassen. Insbesondere wenn die Anpassungen an Prototypen erfolgen und nicht erst an der "echten" Software, bedeutet das enorme Zeit- und Kostenersparnisse. Anpassungen lassen sich direkt in einer darauf folgenden Iteration vornehmen, oder die Änderungswünsche werden in neuen User Stories verankert. Um den transparenten Austausch mit dem Scrum-Team aufrechtzuerhalten, sollten die UX-Designer die Ergebnisse der User-Tests im Daily Scrum präsentieren.

Beispiel für einen agilen Projektprozess im WaterScrum-Modell: Nur wenn UX-Design und Entwicklung zusammenspielen, steht am Ende ein erfolgreiches Produkt (Abb. 4).
Beispiel für einen agilen Projektprozess im WaterScrum-Modell: Nur wenn UX-Design und Entwicklung zusammenspielen, steht am Ende ein erfolgreiches Produkt (Abb. 4).

Fazit

UX-Designer können in einem Scrum-Team umfassende Aufgaben übernehmen und wesentlich zum Erfolg des Produkts beitragen. Voraussetzung dafür ist, dass die UX-Designer als Partner der Entwickler im Scrum-Prozess mitspielen. Zum einen ist es ihre Aufgabe, nach vorne zu schauen und mittels User Research, User-Tests und Prototyp-Erstellung eine auf den Anwender ausgerichtete Entwicklung des Produkts voranzutreiben. Zum anderen sollten sie immer für Nachfragen der Entwickler bezüglich aktuell bearbeiteter User Stories verfügbar sein, die implementierten User Stories validieren und gegebenenfalls an der Zielgruppe testen.

Dabei sollten sich alle Beteiligten bewusst sein, dass es in der agilen Softwareentwicklung im Grunde keine Lösung gibt. Mit sich verändernden Bedürfnissen der User muss sich schließlich auch das Produkt verändern – indem es stetig angepasst und weiterentwickelt wird. Daher sind mit der Freigabe eines Softwareprodukts die Entwicklung und das UX-Design nicht abgeschlossen. Im Prinzip beginnt in diesem Moment schon ein neues Spiel. (ane)

Heidi Oltersdorff
ist seit mehr als zwei Jahren für die diva-e Digital Value Enterprise GmbH als Consultant im Projektmanagement tätig, mit Schwerpunkt im Bereich E-Commerce-Lösungen. In der Rolle des Product Owner unterstützt sie die agile Umsetzung von Softwareentwicklungen mit konsequentem Fokus auf User Experience.

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